Nie każdy o tym mówi, ale wdrożenie KSeF bardzo szybko weryfikuje, w jakim stanie są procesy w firmie. Sam system nie jest ani trudny, ani złożony. Problem pojawia się wtedy, gdy próbujemy go „dostosować” do sposobu pracy, który już wcześniej ledwo działał.
Miałem sytuację u klienta, który był pewny, że wszystko ma pod kontrolą. Faktury były „obsługiwane na bieżąco”, zespół kompetentny, zero problemów. Dopiero kiedy rozłożyliśmy na czynniki pierwsze proces krok po kroku, okazało się, że część dokumentów była księgowana z opóźnieniem, a część… po prostu zalegała, aż ktoś się nimi zajmie. Tylko nikt tego wcześniej nie monitorował.
I to jest moment, w którym KSeF robi zamieszanie. Bo nagle nie da się już działać „intuicyjnie”.
Zamiast nakładać kolejną warstwę chaosu, lepiej zrobić krok w tył i przeanalizować, jak faktycznie funkcjonuje obieg faktury. Gdzie jest przekazywana? Kto ją obsługuje? Ile razy ktoś wprowadza informacje ręcznie? W większości przypadków okazuje się, że problemem nie jest brak systemu, tylko zbyt duża ilość ręcznej pracy.
Dopiero wtedy ma sens wdrożenie czegoś takiego jak Program do faktur KseF.System importuje dokumenty bezpośrednio, rozpoznaje dane i kieruje do kolejnych etapów bez udziału kilku osób po drodze. Niby nic wielkiego, ale w praktyce usuwa największe ograniczenie procesu.
Żeby było jasne – to nie jest tak, że wszystko nagle funkcjonuje bez zarzutu. Na początku zawsze występuje opór. Ktoś musi przekształcić sposób pracy, ktoś musi się nauczyć nowego podejścia. Ale to mija szybciej, niż się zakłada.
Jeśli ktoś chce potraktować KSeF tylko jako formalność, to da się to zrobić – szybko, minimalnym nakładem i bez większych zmian. Tylko wtedy zostaje się z tym samym chaosem, tylko w cyfrowej wersji.
Natomiast firmy, które traktują ten moment, żeby uporządkować procesy, bardzo szybko zauważają różnicę. Mniej ręcznej roboty, mniej frustracji i w końcu rzeczywista kontrola nad tym, co zachodzi z fakturami.
